Produtividade e organização do tempo sempre foram desafios no trabalho e em casa. A pandemia veio para deixar um pouco mais complexa a coisa.O home office patrolou a rotina de muitas famílias, que precisam ainda se organizar com o homeschooling dos filhos. O programa Acerto de Contas (domingo, às 6h, na Gaúcha) conversou com Christian Barbosa, um dos mais conhecidos especialistas em produtividade e gestão de tempo. Confira a entrevista concedida direto da Flórida (EUA), onde o empresário mora: 

O pessoal está produtivo de mais ou de menos no teletrabalho?
Tem de tudo um pouco. O que eu tenho ouvido dos nossos clientes, que estão dentro das maiores empresas do Brasil, é que o pessoal está sofrendo. Estão trabalhando de mais e ficando mais cansados. Começou bem e agora está caindo a produtividade. 

Por quê?
Tivemos momentos. No início, muita gente estava em um ambiente errado. A pessoa foi forçada a ir para o teletrabalho, que não é para todos. O começo foi de adaptação, mas tem gente que não se adapta. Depois que passou essa fase, as pessoas se estabilizaram e começaram a trabalhar. Só que, no home office, o cara não tem o que fazemos no ambiente de trabalho, que são as pausas obrigatórias, fundamentais para nosso cérebro. O que são as pausas obrigatórias? O cara levanta, toma café, se prepara, pega o carro para ir ao trabalho. Aí, tem hora do almoço, pausa. Depois, tem a hora de voltar pra casa, pegar trânsito. Quando se está em casa, isso é contínuo. A pessoa trabalha 10 horas em vez de 8 horas, fica mais cansada, em um ambiente errado, onde iluminação, mesa e cadeira não são feitos para isso. Nesses últimos meses, a curva da produtividade das pessoas caiu. Elas estão trabalhando mais, mas a entrega está ficando menor. Acredito que agora as pessoas vão entrar em uma curva normal, que é sem exagero do trabalho e nem do desperdício. 

Ouça a entrevista completa: 

O pessoal está se planejando errado? Sem foco ou com problemas de criatividade?
Acho que tem três pontos. O primeiro é o próprio planejamento pessoal. As pessoas estão se perdendo. Começam a fazer uma coisa e, daqui a pouco, vão para outra. Estão muito mais conectadas no WhatsApp e no e-mail da empresa. Com interrupções a toda hora, faz muitas pausas. Se você está trabalhando e vem um e-mail, para e olha. A segunda coisa é que as pessoas estão trabalhando muito e não equilibram o dia a dia. Estão sem esporte, sem tempo para si, não querem mais ver filmes. As pessoas estão se isolando dentro delas. Isso acaba consumindo, realmente. E o outro ponto é que a liderança foi muito mal preparada para fazer gestão remota de equipes. A pandemia pegou todo mundo de surpresa. Se eu tinha líderes que eram péssimos no ambiente de trabalho, quando eles foram pro digital, eles se transformaram em líderes terríveis. Líderes que ficam pressionando a cada cinco minutos, sem deixar a pessoa trabalhar, inseguros e que começam a culpar todo mundo em reuniões. 

Qual o melhor líder/chefe do trabalho remoto?
Aquele que cria na equipe autonomia, confiança e colaboração. O líder que é produtivo tem que dar autonomia para o seu time. Uma pessoa confia na outra, confia no líder e o líder confia no time. Ele não precisa perguntar se foi feito ou se não foi feito, ele sabe o que está rolando. E ele criou um ambiente colaborativo. Por exemplo, se eu for agora ver o que meu time está fazendo, eu clico aqui em um botão e sei exatamente o que cada um está fazendo nas tarefas, não preciso perguntar. Não preciso ficar cobrando. Quando o time opera sem o líder, esse é o melhor líder. 

Como planejar melhor o dia e a semana? É a mesma forma?
O dia, a gente não planeja. Muita gente fala de planejamento do dia porque foi assim que sua professora ensinou na escola. Mas o planejamento diário é o pior tipo, pois te coloca na urgência, na reatividade, simplesmente reagindo ao que já está no ambiente. A melhor forma de você se planejar, sem dúvida, é por semana. No dia, você prioriza já com uma previsão do que vai acontecer. Agora, tenho uma dica: o planejamento de três dias é intermediário entre um dia e uma semana, mas ele funciona muito bem, também. Deixar buracos para eventualidades e ter seus limites. Por exemplo, limites para reuniões. Se você ficar o dia inteiro aberto para reuniões, terá problema de agenda. Tenta entender o seguinte: qual o seu melhor horário, que você tem que bloquear? Aquele horário que você está focado, tem mais atenção, tem mais trabalho sendo executado. Nos horários em que você está mais tranquilo, mais desconectado, marque reuniões mais simples. 

No início, você falou que o teletrabalho não é para todos. É para quem?
Nem todo mundo tem perfil de home office. Tem pessoas que gostam de gente, de estar em reunião, ver, sair. Chamamos de bicho de escritório. Não consegue ficar em casa, em uma sala, sozinho, trabalhando. Se não tiver alguém para dar um oi, interagir, a pessoa fica mal. Outros não tem ambiente, como o caso de haver uma construção no lado do apartamento. Aquele barulho de serra, furadeira, martelada. Como trabalhar em um ambiente desses? Obra, cachorro, filhos, brigas, não deixam entrar em um estado de foco e atenção adequado para fazer home office. Cada pessoa tem que identificar a sua habilidade de trabalhar em casa, e nem todo mundo tem. Dá para adaptar isso? Claro que dá. Estamos vivendo isso.

Pois é. Mesmo quem não tem o perfil precisa agora dar um jeito de fazer a coisa acontecer. Como faz?
Exato. Estamos descobrindo, com dados preliminares de uma pesquisa, que 41% das pessoas falaram que não gostam de home office. Se elas estão com a melhor produtividade do mundo? Acho que não. Mas estão se esforçando. Quando passar essa pandemia, vai acontecer como na Europa. Tenho um sócio de uma startup francesa, ele estava em Paris outro dia e está vivendo como se o mundo não tivesse a covid-19. Pessoal no meio de Paris dançando, sem máscara, tudo acontecendo. Acho que quando acabar a pandemia, as pessoas vão voltar rapidinho para seu normal.

E será que não vai ter, por exemplo, adoção de modelo híbrido no trabalho? Alguns dias em casa e outros no escritório?
Tem empresas que estão decidindo fazer esse modelo de home office ser mais permanente. Companhias grandes estão repensando seus modelos de escritório. Eles estão diminuindo. Tem média empresa também que tinha um ou dois andares de escritórios, e agora ficou com duas salas para eventualidades. Isso mudou para sempre. 

Você faz home office?
Vou ser honesto. Eu odiava fazer home office até a pandemia. Gostava de ir para o escritório. Viajava bastante, trabalhava muito de hotel. Aí, veio a pandemia e comecei a ficar aqui em casa. Me adaptei e não quero mais voltar para o escritório, não. 

E dentro do seu processo de adaptação, o que foi aprimorando? O que viu que não era legal e atrapalhava? O que precisa para ter um home office bacana?
Eu gostava do negócio de pegar o carro, de almoçar, de estar com a equipe. Quando comecei a ficar aqui no home office, um dos ganhos foi o quanto economizei de tempo. Acho que ganhei um mês da minha vida, tranquilamente. Eu gostei muito de ficar em um único lugar, sem precisar voar como um passarinho para dar palestra, treinamento. 

Quais os pecados das reuniões remotas?
Não ser objetivo é um pecado gigantesco. É preciso ir preparado para esses encontros. A objetividade vem do preparo. Se você não sabe o assunto, se você está perdido, se você está no meio da reunião virtual e vai procurar um arquivo, isso é inconcebível. Deixa tudo pronto previamente.

Essa facilidade das reuniões não está fazendo o pessoal marcar reuniões demais?
De mais. Temos que ser dietéticos. Outra coisa é: aprenda a usar tecnologia e tenha backups. A tecnologia dá problema. E se você não sabe usar, ou se não tem a câmera adequada, você vai, em um momento desses, se prejudicar. 

Vocês tem algum trabalho, dentro dessa implementação do home office nas empresas, para as famílias que estão nesse momento dividindo essa espaço com crianças?
Fazemos muito treinamento de home office produtivo. Não especificamente para crianças. Uma dica que ouvi uma psicóloga infantil falando é que as crianças são seres de rotina. Na teoria, acordam e dormem no mesmo horário. Então, se você tem teu pico de trabalho durante a manhã, o que você pode fazer é esticar um pouco mais a noite dela. Em vez de ela dormir 20h, faz ela dormir 21h30min, 22h30min, porque ela, teoricamente, vai acordar um pouquinho mais tarde. O ciclo dela normaliza. Com isso, você ganha uma ou duas horas de manhã, o que pode fazer uma diferença gigante na sua produtividade. Outra coisa. Quando a criança acordou e quer atenção, dê atenção para criança.

Ouvi em uma entrevista sua sobre um aplicativo de músicas pensadas para ajudar na produtividade em um determinado momento. Fala um pouco sobre ele.
É um aplicativo chamado Brain.fm. Tem vários, mas esse é o que deu melhor resultado. Eles criaram músicas feitas para focar, relaxar, concentrar ou aguçar a criatividade. Quando você baixa, você ouve uma música que parece um chiado. Depois de uns cinco, sete minutos, ela começa a mudar completamente a forma como teu cérebro está vibrando. Fizeram esse tipo de música, foram medindo em ressonância magnética funcional eletroencefalograma, foram vendo o nível de ativação do cérebro por sinapses, e chegaram em sons que, realmente, mudam sua capacidade de foco, criatividade e coisas do tipo. É impressionante. Veremos, nessa produtividade 4.0 que estamos começando a viver, que essas tecnologias de inteligência artificial, aplicativos, automação, estão vindo com uma velocidade tão grande, que não tem mais como você ser produtivo só olhando para trás. Precisamos de tecnologia na nossa vida. 

Teremos de ser capazes de resolver problemas de uma forma diferenciada

CHRISTIAN BARBOSA

Especialista em gestão de tempo e produtividade

Fala um pouco mais sobre Produtividade 4.0?
Esse é tema do meu próximo livro. Eu falo há 20 anos sobre esse assunto. Quando eu fiz meu primeiro livro, que foi o Tríade, coloquei muitas coisas que as pessoas me chamavam de maluco. Quando eu escrevi o livro, era 2002, não tinha smartphone e eu falava que chegaria uma época em que 100% das pessoas usariam o celular para marcar seus compromissos e tarefas. E naquela época, lembro que as pessoas foram até a livraria online e um cara fez um comentário me chamando de maluco, que a agenda de papel nunca seria substituída. E hoje todo mundo usa smartphone para controlar sua vida. Produtividade 4.0 é o conjunto da produtividade e tecnologia. Você não tem como tirar mais tecnologia da sua vida. Você vai precisar aprender um pouco sobre o que é inteligência artificial, como ela pode te ajudar no teu dia a dia. A gente vai ter que abraçar a tecnologia de um jeito extremamente íntimo. E o terceiro pilar dessa produtividade 4.0 é o que eu chamo de mente afiada. Teremos de ser capazes de resolver problemas de uma forma diferenciada. Problemas de escopo aberto. Quando você pega um aplicativo novo, se não tiver uma cabeça mais lógica e analítica, não saberá onde clicar, o que fazer. A mente afiada é daquelas pessoas que vão se adaptar a uma nova realidade de automação, de processos automatizados, de tecnologia na ponta, de moedas digitais, e vão encarar isso com uma normalidade tão grande e vão ser capazes de conectar bloquinhos. Ah, eu entendo um pouco disso, daquilo. Juntando essas três coisas, dá isso daqui. 

E quem precisa aprimorar elas, como faz?
Ainda tem pouca coisa sendo falada sobre todas essas tecnologias. Você treinar sua mente para o dia a dia ajuda. Estamos preguiçosos para qualquer coisa. Como temos muita informação chegando a todo momento, qualquer coisa que a pessoa precisa, ela pergunta. Mas, se quer saber disso, ela deveria ter a capacidade de saber onde buscar essa informação, como buscar de uma forma inteligente e trazer essa resposta da forma mais rápida possível para ela. Se começarmos a treinar nossa habilidade de trazer respostas, não dependeremos de ninguém. Cada vez mais, estamos vivendo de forma mais autônoma. Você não precisa mais de ninguém para aprender um idioma ou uma habilidade qualquer, você pode ir no Youtube, em um curso online, e você descobre aquele novo universo.

Como dividir os tempos de trabalho e de vida pessoal no momento em que a ferramenta de comunicação é a mesma, que é o celular?
Você precisa ter blocos de tempo. Meu horário premium, por exemplo, é de manhã. Então, das 8h30min, quando eu começo aqui, até as 11h, eu não toco no WhatsApp, eu não abro meu e-mail, nada. Eu foco simplesmente nas atividades que eu preciso fazer nesse momento. Meu e-mail, já li previamente antes e estou focado ali. Vou ver meu WhatsApp lá pelas 11h30min, 12h. Meu WhatsApp diz o seguinte: se for urgente, me liga. Se for importante, manda e-mail; se puder esperar um dia ou dois, deixa aqui. Eu demoro para responder. A minha caixa de comunicação é meu e-mail. E pronto. Se for alguma coisa urgente, alguém vai me ligar. Quando você tira o foco dessas comunicações instantâneas e foca na sua performance e na sua produtividade, vê que o mundo começa a andar em uma velocidade melhor. 

Considerando o teletrabalho na pandemia. Como as pessoas podem identificar quando é o momento de dizer não e como dizer não? E como receber um não também?
Eu gosto de pensar na seguinte forma. Para muitas pessoas, o "sim" é o padrão, então a pessoa precisa pensar no "não". Eu faço o contrário. Para mim, o "não" é o padrão, eu tenho que pensar no "sim". Por exemplo, quando me convidam para reuniões. Por padrão, eu não posso, mas deixa eu ver como é para eu avaliar se é possível. Quando eu já tenho como padrão o não, eu não preciso negar nada, eu só preciso aceitar. Eu mudo o contexto. Tenho limites. Quando bate um número "x" de reuniões por dia, eu já coloco as outras para outro dia. Quando você sabe muito claramente o que é importante para você, começa a ficar mais fácil de você criar os "nãos" dentro da sua coragem de dizer. Mas como eu digo não para o meu chefe? O teu chefe também pode estar tão perdido como você. Então, a gente precisa ter um padrão com três regras. Se uma dessas três regras for sim, você precisa ir na reunião. Se as três forem não, você não precisa ir na reunião. Pensa o seguinte: eu vou agregar alguma informação nessa reunião? Eu vou tomar alguma decisão na reunião? Eu vou fazer alguma ação nessa reunião? Se eu não vou fazer ação, não vou tomar decisão e não agrego informação, para que eu iriei na reunião?

Se você não tá tendo equilíbrio, você também tá sendo improdutivo.

CHRISTIAN BARBOSA

Especialista em produtividade e gestão de tempo

Quais são os sinais que mostram que você não está com uma produtividade legal? Tanto no trabalho como na vida pessoal?
A primeira coisa é você olhar teu resultado. Olhar o seguinte: eu tenho um resultado na minha vida? Se você tá tendo resultados, ótimo. Está sendo produtivo. Se você não tem resultados, pare e repense, porque você não está sendo produtivo. O seu resultado é o melhor espelho de produtividade. Segundo, está tendo equilíbrio? Porque, às vezes, tem resultado, mas está sem equilíbrio nenhum. Você não consegue dormir, não tem tempo para você, não consegue fazer esporte, está se alimentando mal, vive estressado. Se você não está tendo equilíbrio, você também está sendo improdutivo. Agora, o externo costuma te dar sinais. Se o externo tá te dando sinais, é bom para você ouvir. Eu, quando comecei a fazer teletrabalho, abusava. Gostava de trabalhar e, quando via, estava escrevendo livro novo, startup nova rodando, dava 18h30min, 19h, estava aqui trabalhando. Aí, minha mulher chegou e falou o seguinte: você está trabalhando demais. 

Tem exemplos legais das empresas que tu trabalha que fizeram com que as coisas fluíssem de forma mais fácil?
Acho que nenhuma empresa, pelo menos das 84 que a gente atendeu nesse período de pandemia, tinha alguma estratégia muito boa de home office. Nenhumas delas estava preparada para isso. Não tinha um "kit home office" que elas ofereciam para os funcionários com cadeira, mesa e iluminação. Mas muitas delas foram muito rápidas ao se adaptarem para essa nova realidade. A primeira foi a adaptação tecnológica. Entender que tecnologias que eu preciso prover para meus funcionários para se comunicar, trabalhar remotamente. Por exemplo, o Teams era uma coisa que muitas empresas tinham ativo, mas não usavam. No remoto, o Teams virou padrão do trabalho. Muitas empresas começaram a dar valor para suas tecnologias.

Vocês aconselham as empresas e os próprios colegas a manter o vínculo humano?
Eu vi muita empresa fazendo happy hours em home office, o que achei muito bacana. Pessoal reunindo o time na sexta-feira. Vi empresas fazendo gincanas com sorteios, envolvendo os filhos. Brincadeiras como bingo. Eu acho que a liderança precisa olhar um pouco para isso. Porque nós, como seres humanos, precisamos desse contato com as pessoas. 

Colunista Giane Guerra (giane.guerra@rdgaucha.com.br)
Colaborou Daniel Giussani (daniel.giussani@zerohora.com.br)
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