Um dos itens mais proeminentes do plano de governo de Adiló Didomenico (PSDB) e Paula Ioris (PSDB) era o de modernização da administração municipal. Passados quase seis meses da atual gestão, alguns movimentos acabaram sendo naturais em razão da pandemia, que adaptou muitos processos antes estritamente físicos em eletrônicos.
— A pandemia trouxe muitos problemas, perdas, mas também representou uma aceleradora de mudanças. Uma das pautas deste governo é a desburocratização, digitalização. O município funciona muito ainda no papel, então estamos avançando — afirma a vice-prefeita Paula Ioris, nomeada “guardiã” da execução do plano de governo.
Desde a recente adoção da modalidade de pregão eletrônico, mecanismo apto a funcionar há 15 anos, mas que nunca havia sido usado pela prefeitura, até a adoção de ferramentas simples do cotidiano, como o aplicativo WhatsApp, a administração vem adotando diversas medidas buscando mudanças nos próprios processos da máquina pública. O que, em consequência, torna mais célere trâmites para a população.
— Tem áreas que já avançaram mais, a exemplo do que vemos na SMU (Secretaria Municipal de Urbanismo), na Semma (Secretaria Municipal do Meio Ambiente), isso tudo o pessoal tinha que vir presencial, na questão do IU (documento de informações urbanísticas), Sala do Empreendedor, se modernizou até se colocando um WhatsApp, que faz cerca de 100 atendimentos por dia, sem que precise ser presencial — conta Paula.
Ao Pioneiro, a administração repassou 9 ações diretas já executadas, em andamento ou em perspectiva de realização para modernizar os processos internos e o atendimento ao público.
— Não é algo que se faça num estalar de dedos, temos de construir soluções consistentes e integradas, as áreas têm de conversar entre si — defende a vice-prefeita.
Mais de 300 mil páginas
Além das ações já em andamento nas secretarias, a Procuradoria-Geral do Município (PGM) também prevê nos próximos meses a digitalização dos processos físicos em eletrônicos e implantação de sistemas para disponibilização digital do material. A estimativa é de que a PGM acumule atualmente entre 300 mil e 500 mil páginas de processos em papel.
Desburocratização e atendimento remoto
Muitos dos processos que sofreram avanços mais significativos foram nos próprios atendimentos. Na Secretaria de Desenvolvimento Econômico, Trabalho e Emprego (Sdete), por exemplo, microempreendedores individuais não precisam mais assinar a declaração de emissão de NFe (nota fiscal eletrônica) presencialmente, o que impactou em mais de 1,5 mil atendimentos que eram realizados de forma presencial. A pasta também aderiu a um procedimento simplificado nos atendimentos da Sala do Empreendedor ao permitir o acesso ao serviço pelo WhatsApp. Em torno de 100 contatos são feitos diariamente pelo aplicativo, conforme a prefeitura.
A facilitação também foi adotada junto aos atendimentos da Secretaria do Meio Ambiente, com a implementação do Semmaweb, sistema que permite a solicitação, análise e outros encaminhamentos de forma online.
Paula Ioris também adiantou que a administração busca ampliar o acesso ao Trino Polo, polo de Tecnologia da Informação (TI) da Serra Gaúcha, para articulação e viabilização de ferramentas que busquem a modernização dos sistemas públicos, entre as quais a própria melhoria do Alô, Caxias, serviço de atendimento direto à população, disponível online ou por meio do 156.
AÇÕES DE MODERNIZAÇÃO
Secretaria de Recursos Humanos e Logística
* Em andamento processo para modernização do parque tecnológico, em especial com a aquisição de novos computadores. A última compra expressiva de equipamentos foi realizada em 2018.
* A secretaria iniciou o agendamento online, que é um serviço da pasta disponível para todos os demais que necessitem de atendimento por agendamento. É um serviço que está sendo usado na Receita para o Refis, na Secretaria de Urbanismo (SMU), na Secretaria de Desenvolvimento Econômico, Trabalho e Emprego (Sdete) para a Sala do Empreendedor e para os lotes de vacina da covid-19 por agendamento. Desde que o sistema foi implementado, já foram feitos 31 agendamentos para a Sdete; 2.125 para SMU (Secretaria Municipal de Urbanismo); 240 para ICMS; 34 para Cadastro Econômico e Expediente da Fiscalização; 678 para o Refis; e 9.025 para a vacinação.
Secretaria de Obras e Secretaria de Trânsito
* As secretarias de Obras (e Serviços Públicos) e Trânsito (Transporte e Mobilidade) foram agregadas ao SMUWeb, da Secretaria de Urbanismo, para tramitação de processos já digitalizados (IU e Caxias Legal). Essa mudança permite a agilização do processo e traz maior rapidez na busca de informações.
Secretaria de Desenvolvimento Econômico, Trabalho e Emprego
* Microempreendedores individuais (MEIs) não precisam mais ir presencialmente para assinar a declaração de emissão de NFes. Em torno de 1,5 mil a 2 mil pessoas por mês eram atendidas. Também o uso de WhatsApp nos atendimentos da Sala do Empreendedor, que é uma ferramenta simples, facilitou muito o trabalho. São perto de 100 contatos diários.
* Dispensa de emissão de alvarás: a Lei da Liberdade Econômica, vai facilitar a abertura das empresas de baixo risco, que não precisarão emitir alvarás. Beneficia em torno de 800 CNAEs (Classificação Nacional de Atividades Econômicas). Sem a nova lei, a espera média é de 30 a 60 dias para a fiscalização de vistorias.
Secretaria do Meio Ambiente
* Foi desenvolvido e implementado o SemmaWeb. Neste sistema, a solicitação, análise e demais encaminhamentos são realizados completamente de forma online. Existem alguns requerimentos da secretaria que seguem sendo protocolados de forma física devido a questões legais, mas que em breve, com o desenvolvimento das ferramentas do sistema, passarão a ser digitais também.
* O primeiro facilitador que já impacta diretamente ao cidadão é a possibilidade de realizar a sua solicitação de casa, sem a necessidade de ir até a sede da Semma. A taxa é gerada no próprio sistema e a comprovação do pagamento é realizada também pelo sistema da prefeitura. Outra facilidade é a comunicação com o requerente que, por ser online, é instantânea, aumentando a agilidade de resposta e dando mais transparência para o processo.
* Todo o mês, a Semma está disponibilizando novos requerimentos de forma digital e realizando o desenvolvimento de integração de sistemas entre secretarias, como Urbanismo, Trânsito e Samae. O objetivo é evitar a necessidade de solicitação de documentos em diversos órgãos e facilidade de se solicitar pareceres destas secretarias. A integração dos sistemas ocorrerá durante o ano de 2021 e avançará em 2022.
Procuradoria-Geral do Município
* E-PGM: em fase de contratação junto à Procempa. O prazo previsto para implantação é no início do próximo semestre. Além disso, o projeto de digitalização dos processos físicos da PGM está na fase preparatória para licitação. A estimativa é de que há 500 mil páginas a serem digitalizadas. O processo deverá ser finalizado até o final do ano de 2021.
* Implantação do processo administrativo eletrônico (Proa - processo administrativo e-gov), que está na fase de ajustes técnicos junto aos setores de TI e Procergs. A estimativa é de que os trâmites sejam finalizados no início do mês de junho. Em seguida, o processo seguirá para a PGM para análise e assinatura do contrato. Previsão é de que a implantação ocorra no 2º semestre de 2021.
