A interação entre a população de Caxias e os serviços da administração municipal devem ganhar novos canais nos próximos meses. A prefeitura iniciou, na última semana, os trâmites para contratar uma plataforma digital para receber todas as demandas dos contribuintes, como pedidos de licenciamento e chamados do Alô Caxias. O sistema também será usado para o gerenciamento dos processos pelos servidores municipais.
Atualmente, a prefeitura recebe cerca de 50 mil processos por ano, mas apenas 20% tramita de forma digital. Quando se considera a Fundação de Assistência Social (FAS), o Instituto de Previdência e Assistência Municipal (Ipam) e o Serviço Autônomo Municipal de Água e Esgoto (Samae), o número chega a 73,9 mil. Já o Alô Caxias recebe 31 mil chamados por ano.
Para gerenciar todo o trabalho, o município utiliza cinco bancos de dados diferentes que não são interligados. Alguns deles, como o do Alô Caxias, são antigos e apresentam problemas de usabilidade e performance. O objetivo, então, é implantar um único sistema capaz de reunir todos os dados e intermediar o contato entre a administração e os contribuintes. Essa interação deve ocorrer principalmente por ferramentas de autoatendimento online.
Na prática, um processo para construção de um imóvel, por exemplo, poderá ser aberto diretamente via internet, com o encaminhamento da documentação. A partir daí, as etapas vão ocorrer de forma digital em cada secretaria envolvida e o autor do pedido poderá consultar o andamento. Caso haja alguma pendência, como ausência de documento, ela também poderá ser informada e corrigida pela ferramenta. No caso de chamados do Alô Caxias, como conserto de rua, será possível abrir e acompanhar o pedido pelo sistema e até encaminhar foto do problema, por exemplo. A ideia é que haja integração com a plataforma Gov.br e reúna também o Ipam, a FAS e o Samae.
— Para a gestão pública é de extrema necessidade para ter eficiência. Sabemos que não é só digitalizar, é preciso melhorar o processo. Os servidores aguardam muito por essa plataforma — analisa a vice-prefeita de Caxias, Paula Ioris, que esteve à frente das discussões para a elaboração do projeto.
As propostas serão conhecidas na próxima terça-feira (8) e, uma vez iniciado o contrato, a empresa terá de oito a 10 meses para implantar a ferramenta. A parceria terá prazo mínimo de cinco anos e está orçada em cerca de R$ 16,1 milhões. Após esse período, o contrato poderá ser renovado até o limite de 15 anos.
Governança e cidades inteligentes
O desenvolvimento da plataforma digital está interligada a duas ações em andamento a mais tempo no município: a implantação do sistema de governança pública e a adoção de projetos voltados a cidades inteligentes.
O primeiro consiste na criação de um sistema próprio de gestão, coordenado por servidores a partir de escritórios temáticos. O objetivo é ter uma espécie de "blindagem" de ações administrativas com relação a eventuais interferências políticas. Um dos escritórios temáticos é o de processos, que analisa as etapas dos trâmites internos para melhorar a eficiência.
Com relação ao conceito de cidades inteligentes, Caxias foi selecionada para participar de um programa do Banco de Desenvolvimento da America Latina e Caribe (CAF) que auxilia o município na implantação de ferramentas para a área. Um dos projetos previstos para a cidade é justamente uma plataforma digital para atendimento público.
Com relação à ferramenta em fase de contratação, aproveita contribuições coletadas em 2022 na 1ª Maratona de Inovação, que envolveu servidores e alunos do Colégio Cetec. No ano passado, também foi realizado o projeto Design Sprint, em que servidores apresentaram propostas a uma comissão avaliadora.
— Passamos a receber visitas para ver o que tinha no mercado e também tivemos encontros regulares com áreas técnicas. Cada vez mais o perfil (de trabalho do servidor) é para análise e menos para fazer. Fizemos pilotos com um dos processos mais complexos do município, que é a provação de loteamentos, e o tempo caiu pela metade e estamos começando pelas áreas de licenciamento de obras e licenciamento ambiental, que são as que envolvem mais pessoal — aponta Paula.
O município chegou a analisar o desenvolvimento de uma ferramenta própria e o uso de sistemas já existentes em outras esferas de governo. A opção mais viável contudo, tanto em relação a custo quanto em possibilidades tecnológicas, foi a contratação de um serviço terceirizado.
