Grupo Hospitalar Conceição recebe prêmio mundial por eliminar papel em processos de compras

O Grupo Hospitalar Conceição, de Porto Alegre, recebeu o troféu de prata do prêmio Global Awards for Excellence in BPM & Workflow, que reconhece as organizações com comprovada excelência em soluções inovadoras de automação de controle de processos.

O caso de implantação de projeto que eliminou o papel nos processos de compras da instituição gaúcha, por meio de um sistema de workflow, está entre os dois melhores da América Latina - o único do Brasil. O destaque é concedido pela Workflow Management Coalition (WFMC), uma organização mundial, com sede no Canadá, que reúne instituições, usuários, consultores, analistas, universidades e grupos de pesquisa nessa ferramenta.

O prêmio, que está em sua 18ª edição, é dividido em cinco regiões geográficas: Europa, Ásia e Oceania, África, América do Norte e América Latina. Cada região recebe seus troféus de ouro e prata. Na América Latina, o GHC estava entre os três finalistas, sendo o único brasileiro. Os outros dois finalistas da região eram uma instituição do México e outra da Colômbia. Todos foram selecionados por um grupo de juízes internacionais. A conquista é significativa tendo em vista a forte competição entre empresas públicas, privadas e do terceiro setor de todo o mundo. A decisão final foi anunciada na segunda-feira.

Redução de prazos e custos

A implementação do workflow no GHC é uma iniciativa inovadora de utilização do processo eletrônico nas aquisições. Desde 1º de junho de 2010, todos os novos processos de aquisição do GHC são realizados totalmente por meio eletrônico. Isso significa que, desde o pedido pelo setor solicitante, passando pelas análises jurídicas, administrativas e comerciais, a análise do gestor, a disputa das empresas e a aprovação, tudo é realizado sem uso de papel.

O projeto envolveu identificação, sistematização, análise, otimização e informatização de todos os procedimentos e informações relacionados às aquisições. Trouxe como resultados a padronização dos fluxos de trabalho, a facilidade para a rastreabilidade dos processos, a redução dos prazos em até 70% e dos custos intrínsecos aos processos de aquisição.

Todo processo é feito com transparência total para o cidadão, uma vez que qualquer pessoa pode acompanhar o andamento das compras pelo site do GHC. A opção por esse mecanismo beneficiou também o meio ambiente, já que o processo eliminou o uso de papel, tanto pelo Grupo Conceição quanto pelos fornecedores. Nos primeiros meses de implantação, houve uma redução de mais de R$ 10 mil mensais em consumo de papel.

O Grupo Hospitalar Conceição, com atendimento 100% pelo Sistema Único de Saúde (SUS) e vinculado ao Ministério da Saúde, é formado pelos hospitais Conceição, Criança Conceição, Cristo Redentor e Fêmina, além de 12 postos de saúde do Serviço de Saúde Comunitária e três centros de Atenção Psicossocial.