Imagine-se trabalhando em um projeto, ou mesmo fazendo uma atividade na qual foram gastas várias horas e não houve grande progresso. Quantas vezes você diz que não tem tempo e que seu dia deveria ter 48 horas? Então você deve ser uma pessoa muito “eficiente”. Correu o dia inteiro, fez as suas atividades, ajudou outras pessoas, assumiu mais responsabilidades, ficou além do horário de expediente, levou trabalho para casa e, mesmo assim, ficou devendo! Em algum momento, pegou a sua lista de atividades que pretendia realizar no dia e teve a surpresa de ver que o mínimo tinha sido feito. Ou seja, passa o dia apagando incêndios e ainda fica com a sensação de insatisfação, pois enxerga que tem muito mais trabalho pela frente.
Este é um desafio bastante comum para a maioria das pessoas: como administrar o tempo para alcançar melhores resultados.
Cada vez mais, as empresas demandam mais responsabilidades e melhor desempenho de seus colaboradores. E é nessa hora que a maioria dos profissionais acaba tendo dificuldades para organizar sua rotina, sua agenda de atividades e, por consequência, acabam perdendo em produtividade.
Num ambiente onde a exigência por resultados é muito alta, é fundamental que cada profissional tenha habilidade para gerenciar seu tempo da maneira eficaz. Os erros mais comuns têm origem em uma cultura onde, de maneira equivocada, achamos que trabalhar com alta performance é trabalhar muito e dizer “não” é falta de respeito com o colega e de comprometimento com o trabalho.
Temos que aprender um pouco mais sobre isto, para conseguirmos atuar com o máximo de performance. Não significa que tenhamos que trabalhar mais, mas sim, trabalhar melhor! Ou seja, com menos perda de tempo e, às vezes, até trabalhando menos.Isto pode parecer estranho, mas o aumento da produtividade gera aumento de tempo livre. Esteja aberto a preparar para uma mudança de hábitos e atitudes. Você é o protagonista, é quem decide o que e quando deve acontecer algo. A administração do tempo não é uma técnica. É um comportamento.
Parando para pensar a respeito de tudo isto, cabe uma boa análise sobre estes padrões de comportamento, muito conhecidos como “ladrões de tempo”. É fundamental que se tome consciência dessas atitudes e comportamentos do dia a dia que podem interferir no seu desempenho.
Podemos analisar, no dia a dia, sete indicadores de performance:
- Concentração X distração frente às atividades
- Flexibilidade X rigidez às mudanças que surgem
- Disciplina X indisciplina para concluir atividades
- Delegação X centralização por parte de gestor
- Capacidade de dizer “não” X pessoa solícita e prestativa que não se posiciona com as pessoas
- Definir prioridades X trabalhar sem prioridades
- Detalhista e exigente X perfeccionista
Estes indicadores, quando mal administrados, podem impactar profundamente a produtividade. Portanto, devemos identificar as situações onde estes aspectos interferem diretamente na performance.
Proponho alguns caminhos:
1. Escolha e use apenas uma ferramenta para administrar seu tempo, e não várias;
2. Delegue;
3. Planeje com antecedência e coloque na agenda momentos pessoais, familiares e de lazer;
4. Aprenda a fazer as coisas importantes para não se tornarem urgentes amanhã;
5. Reserve o domingo para você;6. Mantenha seu ambiente organizado;7. Estabeleça horários específicos para acessar seus e-mails.
São atitudes simples e específicas, que podem ser o primeiro passo para uma mudança de comportamento e melhor administração do seu tempo:
* Coluna feita pelo interino Claudio D’Amico, coach de performance, psicólogo e sócio diretor da Missel Capacitação Empresarial. Seu email é claudio@missel.com.br
