Receber convidados, seja em casa, no escritório ou até mesmo em um piquenique ao ar livre, tem sempre um propósito: celebrar momentos especiais. Para que o evento não só atenda, mas ultrapasse as expectativas de forma positiva, é essencial ter uma organização meticulosa.
Organizar uma festa com um plano detalhado é semelhante a dirigir uma orquestra. Um planejamento minucioso, com um cronograma claro e uma lista de itens a serem checados, ajuda a evitar imprevistos, otimiza o uso do tempo e dos recursos, e garante que cada aspecto, desde a decoração até os alimentos e bebidas, seja cuidadosamente preparado. O objetivo é criar momentos memoráveis e assegurar a satisfação de todos os presentes.
Para orientar nesse processo, Aline Garcez, gerente de produção do Grupo PHD Eventos, lista 6 pontos cruciais para assegurar que cada convidado tenha uma experiência inesquecível. Confira!
1. Definição do tema do evento
O primeiro item da lista é de extrema importância, pois é o que orienta todas as outras decisões, desde a cenografia até a escolha de alimentos e bebidas. Uma festa de aniversário, um encontro para anunciar uma conquista, ou mesmo uma reunião de amigos que não se veem há muito tempo fica ainda mais especial quando traz um mote único que a diferencie das demais.
Pode ser uma festa Havaiana, Anos 20, Noite de Cinema, o que a criatividade mandar e combinar com o perfil de quem será convidado. Entender o perfil dos convidados é essencial para oferecer uma experiência personalizada, desde as bebidas até os detalhes decorativos.
2. Escolha dos alimentos e das bebidas
Considerar um menu selecionado, que atenda a diferentes preferências e restrições alimentares, como opções vegetarianas, sem glúten e sem açúcar é um grande diferencial. Se o tema for cinema, por exemplo, pode-se servir a boa e velha pipoca na entrada, com algum elemento criativo. Uma ideia é servir pipoca salgada feita com bacon, e incrementar temperando com um toque de pimenta ou queijo ralado. A versão doce pode ser feita com leite em pó, chocolate ou caramelo, por exemplo.
3. Crie a atmosfera perfeita
Use vasos e arranjos florais. As flores desempenham um papel crucial na criação de um ambiente sofisticado e acolhedor. Além de acrescentar um toque de elegância, elas trazem vida e cor ao espaço. Ao investir na decoração floral, você não apenas eleva o ambiente, mas também tem a vantagem de distribuí-las na hora da saída, fazendo com que as pessoas desfrutem das flores mesmo após o evento, mantendo uma parte da experiência.
Atenção à mesa posta. Uma mesa bem decorada eleva o evento. Faça uso de louças finas, guardanapos de qualidade e pequenos arranjos. Aproveite o mobiliário disponível no espaço para criar um layout funcional e elegante, com atenção aos detalhes como a localização estratégica dos móveis. Em relação à iluminação, velas e abajures deixam tudo mais suave (meia-luz), o que cria uma atmosfera envolvente.
Lembre-se dos elementos cenográficos: velas flutuantes, balões, e projeções adicionam um toque especial ao evento. Investir em louças e taças de alta qualidade, que podem inclusive ser alugados, garante uma apresentação impecável.
4. Organização e layout
Uma recomendação que traz bastante praticidade é fazer uma ilha gourmet. Ela permite que haja um espaço de alimentação acessível e sempre bem abastecido, criando um ponto de interação para os convidados.
A especialista Aline Garcez também recomenda apostar em lugares marcados e fazer convites digitais, para ter uma identidade visual coesa, desde o convite até a disposição dos assentos. E a atenção aos detalhes se dá inclusive com peças de uso funcional. Por exemplo, uma mesa de carregamento de celular por indução com design mais elegante vai servir para deixar o ambiente mais sofisticado.
5. Ambientação sonora
Escolha uma trilha sonora que agrade ao maior número possível de convidados, mantendo o som em um volume adequado e respeitando os horários permitidos. Uma dica extra é comunicar aos vizinhos sobre o evento, especialmente se houver pessoas sensíveis ao barulho na vizinhança. Além de gerar empatia, pode evitar atritos.
6. Cuidado ao longo do evento
Por fim, vale destacar que durante o evento em si tudo precisa ficar sempre limpo e bem organizado para garantir uma experiência agradável. Uma pessoa pode ficar responsável especificamente para recolher talheres e louças usados, por exemplo, além de cuidar para que nada fique fora do lugar.
Por Mariana Paker
